Офисный переезд как по нотам – три приема для экономии времени, денег и нервов

Каждая действующая компания за время своей работы хоть раз, да проводит офисный переезд. Основные причины такой смены места работы могут быть различными - как положительными, так и наоборот:Практически любая стабильная компания со времени своего создания хотя бы раз, да столкнулась с офисным переездом. Причины такого могут быть разные, как хорошие, так и наоборот:1) Приобретение собственного помещения.2) Изменение числа сотрудников.3) Прекращение арендного договора.4) Выбор наиболее благоприятного офиса.5) Изменение арендной платы.Какая бы не была причина, смена офиса всегда может обернуться негативными впечатления, если не подойти к этому правильно.Шаг 1. Подготавливаем сотрудниковЛюбой переезд всегда можно сравнить с волнительным событием и офисный переезд не исключение. Такая смена рабочего места чревата большой тратой финансовых средств для фирмы и настоящим стрессов для рабочих. Именно из-за этого нужно позаботиться и поставить в известность всех заинтересованных в перевозке мебели :1) Работники компании должны быть в курсе о переезде как минимум за пару недель. Нужно, чтобы у сотрудников было достаточно времени, чтобы все спланировать и решить различные сложности с новым расположением места работы.2) Обслуживающие компании (службы доставки, клининговые компании) должны тоже заранее быть уведомлены о запланированном переезде. Это нужно для того, чтобы они обдумали, смогут ли осуществлять услуги по новому расположению офиса. Не исключено, что потребуется обратиться к новым обслуживающим компаниям, а это будет намного комфортнее сделать в спокойной обстановке и заранее.3) Официальное письмо с предупреждением нужно отправить постоянным партнерам.4) Потенциальным и постоянным клиентам тоже необходимо знать о расположении нового офиса, о том можно ли к нему подъехать и припарковаться там, а также о графике работы. Эту информацию можно разместить в рекламных объявлениях, на сайте и в социальных сетях фирмы.Шаг 2. Уменьшаем срокиВ случае, когда вы окончательно решили переезжать, то нужно четко определить план, в котором будут прописать все этапы, сроки и ответственные лица. Необходимо позаботиться о следующих нюансах:1) Подумайте, сможете ли сделать это самостоятельно или потребуется помощь специалистов.2) Чтобы избежать лишней суеты разделите все вещи по одной схеме:• работник• этаж где расположено новое место• кабинет• номер рабочего места3) Не забудьте определить координаторов – по каждому на старом и новом месте работы.4) Определите приоритеты – порядок распаковки коробок.Шаг 3. Упаковываем правильноОфисные вещи разделяют на следующие категории и у каждой свои особенности:• Документы – самое важное подготовить документы, чтобы ничего не потерялось.• Мебель – займитесь качественной разборкой, упаковкой, чтобы в дальнейшем проблем с этим не было.• Не забудьте позаботиться об оргтехнике.• Чтобы перевести сейфы потребуется прибегнуть к помощи специалистов.• Растения – такие предметы нельзя перевозить с крупногабаритными предметами.